Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und der sonstigen datenschutzrechtlichen Vorschriften ist:

DocumentAnalyse
Inhaberin: Maya Cherif
Brettnacher Str. 17
14167 Berlin
Deutschland
E-Mail: contact@documentanalyse.com

2. Aufruf der Website und Server-Logdaten

Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Informationen verarbeitet. Dazu können insbesondere die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Seite beziehungsweise Datei, Browser- und Geräteinformationen sowie die zuvor aufgerufene Seite gehören.

Die Verarbeitung erfolgt, soweit sie für die Bereitstellung der Website erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Im Übrigen erfolgt sie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem sicheren, stabilen und funktionsfähigen Betrieb gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Für das Hosting und die technische Bereitstellung der Website setzen wir Vercel ein. Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den technischen Betrieb, die Fehleranalyse und die Abwehr von Missbrauch erforderlich ist.

Zusätzlich nutzen wir Vercel Web Analytics zur Reichweitenmessung. Dieser Dienst arbeitet ohne Cookies und ohne geräteübergreifende Wiedererkennung; es werden keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen, sodass keine Einwilligung nach § 25 TDDDG erforderlich ist. Verarbeitet werden aufgerufene Seite, Referrer, ungefährer Standort auf Länderebene sowie Gerätetyp und Browser. Aus diesen Angaben bildet Vercel eine nicht umkehrbare Kennung, die täglich wechselt und nicht dauerhaft gespeichert wird. Ein Personenbezug wird nicht hergestellt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Cookies und lokale Speicherung (§ 25 TDDDG)

Für den Betrieb des Dienstes werden technisch notwendige Informationen im lokalen Speicher Ihres Browsers (Local Storage) abgelegt, insbesondere Ihre Anmeldesitzung (Authentifizierungs-Token unseres Auftragsverarbeiters Supabase), funktionale Einstellungen wie die gewählte Sprache sowie Ihre Entscheidung zum Einwilligungsbanner.

Diese Speicherung ist für die Bereitstellung des von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienstes unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und bedarf daher keiner Einwilligung. Die Daten verbleiben in Ihrem Browser und werden beim Abmelden bzw. beim Löschen Ihrer Browserdaten entfernt.

Darüber hinaus verwenden wir — ausschließlich mit Ihrer vorherigen Einwilligung — Technologien zur Werbe- und Conversion-Messung von Google Ads und OpenAI Ads (siehe Abschnitte 3a und 3b). Ohne Ihre Einwilligung werden keine Messereignisse für Werbezwecke übermittelt.

3a. Google Ads Conversion-Tracking und Consent Mode v2 (nur mit Einwilligung)

Sofern Sie über unser Einwilligungsbanner eingewilligt haben, nutzen wir das Conversion-Tracking von Google Ads, einem Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Damit können wir messen, ob Nutzer nach dem Klick auf eine unserer Anzeigen bestimmte Aktionen ausführen (insbesondere den Abschluss eines Abonnements), und unsere Werbekampagnen entsprechend optimieren.

Erst nach Ihrer Einwilligung wird das Google-Tag (gtag.js) geladen. Dabei setzt Google Cookies (insbesondere Conversion-Cookies mit einer Gültigkeit von in der Regel bis zu 90 Tagen) und verarbeitet unter anderem Ihre IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, die Klick-Kennung der Anzeige (z. B. „gclid“) sowie das Conversion-Ereignis mit einer pseudonymen Vorgangsnummer. Wir selbst erhalten dabei keine Informationen, mit denen wir Sie persönlich identifizieren können, sondern ausschließlich aggregierte Statistiken.

Wir verwenden den von Google bereitgestellten Einwilligungsmodus („Consent Mode v2“). Solange keine Einwilligung vorliegt, sind sämtliche Einwilligungssignale (ad_storage, ad_user_data, ad_personalization, analytics_storage) auf „denied“ gesetzt und es findet keine Datenübermittlung an Google zu Werbezwecken statt.

Rechtsgrundlage für das Speichern und Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät ist Ihre Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG; Rechtsgrundlage für die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Dabei können Daten auch an Server von Google in den USA übermittelt werden. Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend kommen Standardvertragsklauseln zum Einsatz.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß oder direkt hier:

Cookie-Einstellungen öffnen

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google unter policies.google.com/privacy.

3b. OpenAI Ads Conversion-Messung (nur mit Einwilligung)

Sofern Sie über unser Einwilligungsbanner eingewilligt haben, nutzen wir den OpenAI Ads Measurement Pixel zur Messung der Wirksamkeit unserer Werbeanzeigen in ChatGPT. Anbieter für Nutzerinnen und Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland („OpenAI“).

Damit können wir nachvollziehen, ob Nutzerinnen und Nutzer nach dem Klick auf eine Anzeige bestimmte Aktionen auf unserer Website ausführen, beispielsweise eine Registrierung, den Beginn eines Zahlungsvorgangs oder den Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements. Die dabei erhobenen Informationen dienen der Messung und Optimierung unserer Werbekampagnen.

Der OpenAI Ads Measurement Pixel wird mit deaktivierter Mess-Einwilligung initialisiert. Solange keine Einwilligung vorliegt, werden keine Messereignisse an OpenAI übermittelt. Erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung wird die Conversion-Messung aktiviert.

Nach einem Klick auf eine Anzeige in ChatGPT kann OpenAI eine pseudonyme Klickreferenz („oppref“) an die URL unserer Website anhängen. Der Measurement Pixel kann diese Kennung erfassen und in einem First-Party-Cookie mit der Bezeichnung „__oppref“ speichern, damit spätere Conversion-Ereignisse dem vorherigen Anzeigenklick zugeordnet werden können.

Sofern die automatische erweiterte Zuordnung („Automatic Advanced Matching“) in unserem OpenAI-Ads-Konto aktiviert ist, kann der Measurement Pixel unterstützte Kundeninformationen erkennen, die Sie in Formularen auf unserer Website eingeben. Diese Angaben werden bereits in Ihrem Browser normalisiert und mittels SHA-256 gehasht, bevor sie zusammen mit Conversion-Ereignissen übermittelt werden. Die entsprechenden Rohdaten werden über diese Funktion nicht an OpenAI übermittelt.

Zusätzlich verwenden wir für bestätigte kostenpflichtige Abonnements die serverseitige OpenAI Ads Conversions API. Sofern Ihre Einwilligung vorliegt, können dabei die pseudonymen Zuordnungskennungen „oppref“ und „__obref“ sowie eine mittels SHA-256 gehashte E-Mail-Adresse und eine mittels SHA-256 gehashte interne Nutzerkennung zusammen mit dem Conversion-Ereignis an OpenAI übermittelt werden. Die E-Mail-Adresse und die interne Nutzerkennung werden hierbei nicht im Klartext an OpenAI übermittelt.

Im Rahmen der Conversion-Messung können insbesondere pseudonyme Online-Kennungen, Browser- und Geräteinformationen, Informationen zur aufgerufenen Seite, Zeitpunkte von Ereignissen sowie Angaben zu Conversion-Ereignissen und Transaktionen verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage für das Speichern beziehungsweise Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät ist Ihre Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG. Rechtsgrundlage für die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß oder direkt hier:

Cookie-Einstellungen öffnen

Weitere Informationen zum Datenschutz bei OpenAI finden Sie in der europäischen Datenschutzerklärung von OpenAI unter openai.com/policies/eu-privacy-policy/.

4. Registrierung und Nutzerkonto

Für die Nutzung der geschützten Funktionen ist die Erstellung eines Nutzerkontos erforderlich. Dabei verarbeiten wir insbesondere Ihre E-Mail-Adresse, Ihre gewählte Sprache, technische Kontoinformationen, den Status Ihres Abonnements und die Ihrem Konto zugeordneten Nutzungskontingente.

Die Authentifizierung und Kontoverwaltung erfolgen mithilfe von Supabase. Bei einer Anmeldung mit E-Mail-Adresse werden die für die Authentifizierung erforderlichen Zugangsdaten durch den Authentifizierungsdienst verarbeitet. DocumentAnalyse erhält keinen Zugriff auf Ihr Passwort im Klartext.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung der Durchführung des Nutzungsvertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen dient.

4a. Kostenlose Testphase und Missbrauchsprävention

Neuen Nutzerinnen und Nutzern gewähren wir nach Bestätigung der E-Mail-Adresse einmalig eine kostenlose Testphase (derzeit 10 Analysen, gültig für 7 Tage). Zur Verwaltung der Testphase verarbeiten wir Beginn, Ablaufdatum und die Anzahl der genutzten Analysen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsverhältnisses).

Um zu verhindern, dass die einmalige Testphase durch wiederholte Registrierungen mehrfach in Anspruch genommen wird, speichern wir bei Gewährung der Testphase einen kryptografischen Prüfwert (HMAC-SHA256) der normalisierten E-Mail-Adresse. Dieser Prüfwert lässt ohne einen ausschließlich auf unseren Servern gespeicherten geheimen Schlüssel keinen Rückschluss auf die E-Mail-Adresse zu. Die E-Mail-Adresse selbst wird zu diesem Zweck nicht gespeichert; IP-Adressen oder Geräteinformationen werden hierfür nicht verwendet.

Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Verhinderung der missbräuchlichen, wiederholten Inanspruchnahme eines einmaligen kostenlosen Angebots. Der Prüfwert wird auch nach einer Kontolöschung für die Dauer von 12 Monaten ab seiner Erstellung aufbewahrt und anschließend automatisch gelöscht. Er wird ausschließlich für den Abgleich bei neuen Registrierungen verwendet und nicht an Dritte weitergegeben.

Sie können dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, nach Art. 21 DSGVO widersprechen (Kontakt siehe Abschnitt 1). Im Übrigen gelten Ihre Rechte aus Abschnitt 15.

5. Nutzungs- und Kontingentdaten

Zur Bereitstellung des Dienstes verarbeiten wir insbesondere die Anzahl und Zeitpunkte durchgeführter Analysen, den verwendeten Analysemodus, den Abonnementstatus sowie die verbleibenden Nutzungskontingente.

Diese Verarbeitung ist erforderlich, um die vereinbarten Funktionen bereitzustellen, Kontingente zu verwalten und Missbrauch zu verhindern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit die Daten der Missbrauchs- und Sicherheitskontrolle dienen, erfolgt die Verarbeitung zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Hochgeladene Dokumente und eingegebene Inhalte

Wenn Sie Dokumente hochladen oder Texte eingeben, werden die Inhalte verarbeitet, um die von Ihnen angeforderte Analyse, Zusammenfassung oder Gegenüberstellung zu erstellen.

Dokumente aus der Einzelanalyse sowie aus Vergleich & Multi-Analyse werden nicht als dauerhaft abrufbare Dokumente in Ihrem Nutzerkonto gespeichert. Sie werden nur so lange verarbeitet, wie dies für die technische Durchführung der Analyse und die Fehlerbehandlung erforderlich ist.

Inhalte, die Sie ausdrücklich im Wissensbereich speichern, können Ihrem Nutzerkonto zugeordnet und bis zur Löschung durch Sie beziehungsweise bis zur Löschung Ihres Kontos gespeichert werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bitte laden Sie keine Dokumente hoch, deren Verarbeitung unzulässig ist oder für deren Übermittlung Sie nicht ausreichend berechtigt sind.

7. KI-gestützte Dokumentenanalyse

Zur Durchführung der Dokumentenanalyse werden die von Ihnen bereitgestellten Inhalte an die von DocumentAnalyse eingesetzte Google Gemini API übermittelt und dort zur Erstellung des angeforderten Ergebnisses verarbeitet.

Dabei können neben dem Dokumentinhalt technische Begleitinformationen übermittelt werden, die für die Verarbeitung der Anfrage erforderlich sind.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Verarbeitung zur Erbringung der von Ihnen angeforderten Analyse erforderlich ist.

Analyseergebnisse werden automatisiert mithilfe künstlicher Intelligenz erstellt. Es findet jedoch keine ausschließlich automatisierte Entscheidung statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigt.

8. Zahlungsabwicklung über Stripe

Für kostenpflichtige Abonnements nutzen wir Stripe als Zahlungsdienstleister. Im Rahmen der Zahlungsabwicklung verarbeitet Stripe insbesondere Identifikations-, Kontakt-, Vertrags-, Zahlungs- und Transaktionsdaten.

Vollständige Zahlungsdaten wie Kreditkartennummern werden grundsätzlich unmittelbar durch Stripe verarbeitet und nicht vollständig auf unseren eigenen Systemen gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit wir Abrechnungs- und Buchungsunterlagen aufgrund gesetzlicher Pflichten aufbewahren müssen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO die Rechtsgrundlage.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe.

9. Transaktionale E-Mails

Für den Versand erforderlicher E-Mails, beispielsweise zur Kontobestätigung, Abonnementverwaltung, Kontolöschung, Bearbeitung eines Widerrufs oder für sicherheitsrelevante Mitteilungen, setzen wir Resend ein.

Dabei werden insbesondere Ihre E-Mail-Adresse, der Inhalt der Nachricht, Versandzeitpunkt und technische Zustellinformationen verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Nachricht der Vertragsdurchführung dient. Bei sicherheitsrelevanten Nachrichten beruht die Verarbeitung zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

10. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, den Inhalt Ihrer Nachricht sowie weitere von Ihnen freiwillig übermittelte Angaben.

Bei vertragsbezogenen Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Bei sonstigen Anfragen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der Bearbeitung Ihrer Anfrage gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

10a. Missbrauchserkennung und Kontosperre

Zum Schutz des Dienstes prüfen wir Freitexteingaben (etwa zusätzliche Anweisungen, Fragen oder Lernthemen) automatisiert auf bekannte Angriffsmuster gegen KI-Systeme, insbesondere Versuche, die Systemanweisungen zu überschreiben, Zugangsdaten auszuleiten oder Daten anderer Nutzerinnen und Nutzer abzufragen. Die Prüfung erfolgt durch feste, im Voraus festgelegte Textmuster — ohne KI-Bewertung und ohne inhaltliche Auswertung Ihrer Dokumente.

Wird ein Muster erkannt, speichern wir Zeitpunkt, betroffene Funktion, Eingabefeld, gegebenenfalls den Dateinamen sowie einen wörtlichen Auszug der auslösenden Stelle von höchstens 300 Zeichen. Dieser Auszug wird zusätzlich per E-Mail an unsere interne Kontaktadresse übermittelt, damit eine Person den Vorgang bewerten kann. Die laufende Analyse wird dabei nicht unterbrochen; eine automatische Sperre findet nicht statt.

Bei bestätigtem Missbrauch kann ein Nutzerkonto durch uns manuell gesperrt werden. Eine gesperrte Person kann sich weiterhin anmelden und ihre Daten einsehen, exportieren oder löschen; lediglich die KI-gestützten Funktionen stehen nicht mehr zur Verfügung. Gegen die Sperre können Sie jederzeit unter contact@documentanalyse.com Einwände erheben.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Aufrechterhaltung der Sicherheit und Funktionsfähigkeit des Dienstes sowie an der Abwehr missbräuchlicher Nutzung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sicherheitsereignisse werden gelöscht, sobald sie für diesen Zweck nicht mehr erforderlich sind, spätestens jedoch mit der Löschung des zugehörigen Nutzerkontos.

11. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, soweit dies für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder eine andere datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage vorliegt.

Zu den eingesetzten Dienstleistern gehören insbesondere:

• Supabase für Datenbank und Authentifizierung,
• Vercel für Hosting und technische Bereitstellung,
• Google für die Gemini-gestützte Dokumentenanalyse,
• Google Ireland Ltd. für das Google Ads Conversion-Tracking (ausschließlich mit Ihrer Einwilligung, siehe Abschnitt 3a),
• OpenAI Ireland Limited für die Messung und Zuordnung von Conversions aus OpenAI-/ChatGPT-Werbeanzeigen (ausschließlich mit Ihrer Einwilligung, siehe Abschnitt 3b),
• Stripe für Zahlungs- und Abonnementverwaltung,
• Resend für den Versand transaktionaler E-Mails.

Soweit erforderlich, werden mit Dienstleistern Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

12. Datenübermittlungen in Drittländer

Bei der Nutzung einzelner Dienstleister kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, nicht ausgeschlossen werden.

Eine solche Übermittlung erfolgt nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Je nach Anbieter können hierzu insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, geeignete Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln oder eine andere gesetzlich anerkannte Grundlage gehören.

13. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

• Kontodaten werden grundsätzlich bis zur Löschung des Nutzerkontos gespeichert.
• Gespeicherte Inhalte im Wissensbereich werden bis zur Löschung durch den Nutzer oder bis zur Kontolöschung gespeichert.
• Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsinformationen werden entsprechend den gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.
• Sicherheits- und Logdaten werden gelöscht, sobald sie für den technischen oder sicherheitsbezogenen Zweck nicht mehr erforderlich sind.

14. Kontolöschung

Sie können Ihr Konto über die dafür vorgesehene Funktion in Ihrem Profil löschen, soweit keine technischen oder gesetzlichen Gründe entgegenstehen.

Nach der Kontolöschung werden die dem Nutzerkonto zugeordneten Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, offenen Vertragsangelegenheiten, Sicherheitsinteressen oder sonstigen zulässigen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Wurde eine kostenlose Testphase in Anspruch genommen, bleibt der in Abschnitt 4a beschriebene irreversible Prüfwert der E-Mail-Adresse für 12 Monate ab seiner Erstellung gespeichert, um eine erneute Inanspruchnahme der einmaligen Testphase zu verhindern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Daten in technischen Sicherungskopien können bis zu deren turnusmäßiger Überschreibung fortbestehen und werden während dieser Zeit nicht für andere Zwecke verwendet.

15. Ihre Datenschutzrechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:

• Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
• Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,
• Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO,
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an contact@documentanalyse.com wenden.

16. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für den Sitz von DocumentAnalyse ist insbesondere die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig.

17. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich rechtliche Anforderungen, die technische Verarbeitung oder die von uns eingesetzten Dienste ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.